Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.

По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

• по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
• все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
• из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

• порядковый номер и дата записки или представления;
• должность и фамилия вносящего запись;
• краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке.

Как делать НЕ НАДО

Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.

Как делать НАДО

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое. Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах. Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:

• Инструкции
• Положения
• Регламенты
• Приказы по основной деятельности
• Распоряжения (указания)
• Планы
• Графики
• Отчеты
• Протоколы
• Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов

Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате.xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе:

(все картинки кликабельны)

На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.

Образец журнала регистрации приказов:

Образец журнала регистрации служебных записок:

Образец журнала регистрации протоколов:

Индексация

Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.

Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:

Приказ от 02.11.2015 №123

Приказ от 03.11.2015 №124

Этого уже достаточно. Если внутренних документов в компании немного, то не нужно ничего выдумывать и можно остановиться на этом.

Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса. При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.

Примеры буквенных индексов для внутренних документов:

Акты – /А

Приказ — /П

Протоколы — /Пр

Инструкции — /И

Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации.

Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом:

Приказ от 02.11.2015 №123/П

Приказ от 03.11.2015 №124/П

Третьим способом номер документа усложняется еще сильнее. К номеру документа может быть добавлен индекс его дела по номенклатуре дел, номер структурного подразделения, в котором был создан документ, дата, порядковый номер организации внутри группы и так далее. Как говорится, кто во что горазд. Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости. Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например:

Приказ от 02.11.2015 №123/П/01-12/2/С-З

Этот номер может быть прочитан следующим образом: Приказ с порядковым номером 123 относится к делу 01-12 и создан структурным подразделением №2 Северо-западного филиала компании.

Предприниматели, как правило, уделяют мало внимания кадровому делопроизводству, считая его обременительным и ненужным. Да, это дополнительная обязанность, которую очень не хочется выполнять. Кроме того, в трудовом законодательстве нет нормы, устанавливающей необходимость регистрации кадровых документов.

В этой статье мы расскажем, почему и зачем регистрация все же нужна, и какие документы необходимо регистрировать.

Зачем и почему нужна регистрация?

В нашей стране действуют законы, инструкции, ГОСТы, регулирующие правила делопроизводства вообще и государственных структур в частности. Необходимость регистрации кадровых документов вытекает из общего порядка ведения делопроизводства.

И поэтому все работодатели, которые издают приказы, получают и отправляют юридически значимые документы, должны знать и выполнять общие правила, установленные в государстве.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Как видно из определения, регистрация фиксирует факт создания документа, этим самым придавая ему юридическую силу . Т.е. приказ вступает в силу и начинает действовать с момента его подписания и регистрации.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

В судебной практике очень часто встречается ситуация, когда кадровый документ суд не принимает в качестве доказательства. Почему? Да потому, что признает его не имеющим юридической силы из-за неправильного оформления.

Поэтому все самые важные документы, которые регулируют трудовые отношения (особенно те, которые будут являться основанием увольнения работника), нужно обязательно регистрировать.

Какие это документы?

• все виды приказов по личному составу;
• уведомления работников;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• личные дела работников;
• трудовые книжки;
• справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
• протоколы;
• акты;
• командировочные удостоверения.

Обязательно регистрируются письма, которые Вы направляете в различные сторонние организации, потому что только после регистрации факт издания письма будет подтвержден.

Нужно ли регистрировать заявления работников и служебные записки?

По логике, да, нужно. Эти документы являются основаниями к приказам и могут быть затребованы для уточнения каких-то вопросов в спорных ситуациях. Т.е. понадобится доказать, что документ был создан или получен именно в этот день. А это может доказать только факт регистрации.

Но на практике в небольших организациях заявления работников и служебные записки не регистрируются. Юристы советуют в каком-либо локальном акте (в крайнем случае, приказе) закрепить список нерегистрируемых документов и правила кадрового документооборота в вашей фирме.

В следующей статье мы продолжим тему регистрации и поговорим о журналах регистрации приказов по личному составу.

Если у Вас возник вопрос, смело задавайте его в комментариях, мы рады помочь Вам.

Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.

Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Объяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных:

• Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
• Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
• Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.

Докладная записка образец

Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.

Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:

• название учреждения;
• дата;
• индекс;
• адрес оформления;
• данные адресата;
• заголовок к теме докладной;
• изложенный текст;
• подпись руководящего лица;
• ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:

• обозначение отдела;
• наименование записки;
• дата и регистрационный номер;
• заголовок;
• текст;
• ФИО адресата;
• подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка - пример написания и журнал учета

Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:

• для запроса сведений;
• при выдаче инструкций;
• в качестве сопроводительного документа;
• как информационное письмо.

Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления - просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.

Форма объяснительной записки

Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.

Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.

ВВЕДЕНИЕ

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Информационно-справочные документы -- это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Объектом исследования данной работы служат общественные отношения, связанные с докладными записками.

Предметом исследования является документоведение.

Целью данной работы явилось стремление более подробно изучить докладные записки.

В соответствие с поставленной целью решаются следующие задачи:

• · изучить докладные записки;
• · рассмотреть, какие требования предъявляются к информационно-справочному документу;
• · проанализировать состав реквизитов и правильность их оформления;
• · изучить особенности подготовки информационно-справочных документов и получить практические навыки их составления в соответствии с действующими стандартами.

ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки -- побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно .

• · инициативная;
• · информационная;
• · отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние -- на обычном листе бумаги.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»).

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель .

Следует отметить, что в практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.

Подготовленная докладная записка передается в делопроизводственную службу на регистрацию. Регистрация докладной записки осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (в зависимости от применяемой в организации системы регистрации документов). При отсутствии специального журнала регистрации внутренних документов докладная записка может быть зарегистрирована в журнале регистрации исходящих документов. В процессе регистрации на докладной записке проставляются дата и индекс.

Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может оформляться также на отдельном листе и прилагаться к докладной записке. В некоторых случаях руководитель может поручить работникам других структурных подразделений проанализировать вопрос и подготовить справку, необходимую ему для принятия решения по вопросу, поставленному в докладной записке . докладной записка документация оформление

Исполненные докладные записки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.